Cómo digitalizar tu negocio

Versión en español: Victoria Castaño

Si no fuera por las circunstancias creadas por la pandemia, muchos emprendimientos , como el de Sergio, seguirían siendo completamente ajenos a las ventajas que ofrece la digitalización.

Es posible que la mayoría siga pensando que vender a través de WhatsApp es el recurso más digital que pueden tener. ¿Y tú? ¿Sabes si tu empresa necesita una mano amiga de la digitalización?

Para empezar, aclaremos algunos conceptos básicos.

¿Qué significa digitalización?‍

La digitalización es el proceso de transformar información analógica en digital. Un ejemplo son las fotografías, que hace unas décadas eran registros de momentos en papel y en la actualidad, la mayoría son digitales.

El término transformación digital hace referencia a la adopción de tecnologías digitales por parte de una empresa, con el objetivo de mejorar su eficiencia, incrementar su valor y promover la innovación.

Precisamente, por su aporte en las mejoras, la transformación digital se considera una estrategia de crecimiento imprescindible para cualquier negocio, independientemente de su tamaño.

Aquí hay algunas señales que te ayudarán a identificar si tu negocio necesita digitalizarse y algunas acciones que puedes tomar para iniciar este proceso.

1. Tus empleados están atascados en papel

¿Querer saber cuál fue el último pedido de ese cliente? Si tu emprendimiento no está digitalizado, probablemente tendrás que buscar el pedido en una carpeta o libreta olvidada en un cajón, lo que dificulta acceder rápidamente a este tipo de información.

Mantener la información importante en formato papel te hace perder tiempo en búsquedas largas, sin mencionar el riesgo de pérdida o daño de la información. Tus empleados terminan gastando parte de su jornada laboral en buscar algo que podría haber sido escaneado, clasificado y archivado en una ubicación segura, respaldada y de rápido acceso.

Comienza a cambiar el juego:‍

Varias aplicaciones, muchas de ellas gratuitas, permiten escanear documentos físicos en pocos segundos. CamScanner y Genius Scam son algunos ejemplos con muchas funciones gratuitas que sirven para este propósito.

¿Sigues manteniendo las cuentas de la empresa en un cuaderno? ¿Sigue siendo la mejor opción? La aplicación Treinta es una herramienta gratuita diseñada para eliminar el papeleo administrativo. Te permite mantener los registros de las transacciones de tu empresa de forma digital y segura, ya que los datos se guardan en la nube, así haciéndote alcanzar el éxito.

2. La mayoría de tus procesos son manuales

 Cuando tienes un negocio, comprar productos a proveedores y luego venderlos a sus clientes (incluídos todos los detalles relacionados con estas acciones), es probablemente el centro de la mayoría de sus procesos.

Realizarlos manualmente es señal de que tu empresa necesita invertir en digitalización. ¿Te imaginas ir a una gran tienda y recibir recibos manuales de tu compra? Sería raro, ¿no? Cada vez más procesos manuales, principalmente relacionados con transacciones financieras, se consideran poco profesionales y poco fiables.

Comienza a cambiar el juego:

Hacer uso de herramientas digitales para el envío de recibos, o incluso, para tareas prácticas como el cobro de deudas de clientes, mostrará más profesionalismo y credibilidad a tu negocio, sin renunciar a la personalización y atención personalizada a tus clientes, los cuales te ayuda a emprender un negocio.

La aplicación Treinta ofrece recordatorios de deudas, que pueden integrarse en un registro de clientes que creas directamente en la app. Y todo es completamente gratis. Vea cómo funciona esta funcionalidad aquí.

3. Las personas de tu equipo carecen de habilidades digitales

Los procesos no suceden solos, todo negocio necesita personas capacitadas para llevar adelante los procesos y si tu equipo no tiene habilidades digitales, esto puede ser un obstáculo.

Tú, como emprendedor, debes ser el primero en dar ejemplo e invertir esfuerzos en adquirir estas habilidades. ¡Libérate de las excusas! Argumentos como “es demasiado tarde”, “soy un mayor para eso” “no aprendo fácil”, son solo bloqueantes para evolucionar tu negocio.

Independientemente de tu nivel de conocimiento digital, de la generación de la que provengas o de los recursos económicos que tengas, puedes acceder a alternativas gratuitas y de fácil acceso para capacitarte en herramientas digitales, solo márcalo como meta y comprométete con esta tarea.

Comienza a cambiar el juego:

Identifica las herramientas que pueden hacer más eficiente la gestión de tu empresa, infórmate sobre ellas e involucra a tus empleados en este proceso de aprendizaje.

En Treinta, por ejemplo, tenemos varios canales dedicados a contenidos educativos para los emprendedores y sus equipos, donde pueden aprender a administrar sus negocios y a usar la aplicación. Además, el aprendizaje se puede compartir con todo el equipo, ya que los empresarios pueden crear perfiles para sus empleados, para que tengan acceso a cierta información comercial.

4. Tus decisiones no se basan en datos

Una de las principales debilidades de un negocio mal digitalizado es la dificultad para recopilar datos que ayuden a la toma de decisiones. Estas decisiones pueden ser desde las más simples, por ejemplo, qué productos ofrecer a un cliente específico, hasta otras más complejas, como: ¿tiene sentido pedir un préstamo para expandir mi negocio?

La cuestión es que si tu pequeña empresa aún vive en la era analógica, recopilar y analizar estos datos para la toma de decisiones es mucho más complicado. ¿Sabes exactamente cómo fue tu desempeño financiero en la última semana? ¿Y en el último mes?

Controlar el desempeño de una pequeña empresa en papel y lápiz deja lugar a imprecisiones.

Comienza a cambiar el juego:

Muchos microempresarios que quieren controlar la información administrativa de su negocio comienzan con una hoja de cálculo en Excel. Esta táctica generalmente funciona en los primeros días o semanas, cuando el emprendedor se toma el tiempo de ingresar la información de ventas y costos en la hoja de cálculo, pero pronto la actualización del documento comienza a ser difícil.

Primero, debe crear fórmulas o descargar plantillas de hojas de cálculo para este propósito. En segundo lugar, el formato de la hoja de cálculo no es compatible con dispositivos móviles, lo que termina dejando esta función exclusivamente para uso de la computadora. En tercer lugar, las hojas de cálculo no ofrecen mucho visualmente, ¿verdad?

¿Alguna vez te has encontrado con una hoja de cálculo llena de números y te has perdido, sin saber por dónde empezar a entender la información? Porque la tecnología también vino a facilitar este lado.

Treinta te permite registrar las ventas y gastos de tu negocio de una forma muy sencilla y desde cualquier dispositivo: celular o computador. Ambas versiones son gratuitas, simplemente creas una cuenta y comienzas a registrar tus transacciones.

Solo debes registrar todas tus transacciones como ventas, gastos, deudas, inventario y más. Con los días, podrás acceder a tus estados financieros semanales, mensuales y anuales, que se generan automáticamente. ¿Y visualmente? ¡Cuánta diferencia!

5. Tus planes y proyectos no avanzan

Quieres evolucionar, tienes muchas ideas, pero tus planes no avanzan. La digitalización puede ser la clave para darte cuenta de lo que quedó en el aire, ya que te permite planificar y ejecutar acciones con mayor eficacia. ¿Cómo?

Usar herramientas digitales para gestionar tu negocio puede darte una visión mucho más amplia de tu situación financiera, tus productos estrella, los hábitos de compra de tus clientes y mucho más.

Comienza a cambiar el juego:

Pequeñas acciones pueden hacer una gran diferencia. Comienza a formalizar tus planes e iniciativas y realiza un seguimiento del progreso a través de recursos digitales. Un ejemplo son las herramientas de gestión de proyectos como Trello y Asana, a través de las cuales puede crear cuentas gratuitas y separar tus iniciativas en proceso, inconclusas y completadas.

Por otro lado, para asegurarte de que estás construyendo las bases sobre las que se sustentan tus planes, es necesario llevar las buenas prácticas administrativas al universo digital. Acostúmbrate a registrar todas sus transacciones comerciales, ya sean ventas, pagos y recibos para tener muy claro qué está generando ganancias, los gastos que deben optimizarse y mucho más. Adicional a ello, adquirir un datáfono puede ser de gran ayuda para aumentar tus ventas en tu negocio y tener un mayor control de estas transacciones. 

La aplicación Treinta ofrece la posibilidad de ingresar ventas, gastos y cuentas por pagar y cobrar y su interfaz simplificada es accesible para cualquier tipo de usuario, no es necesario ser un experto financiero. Conoce Treinta aquí.‍

6. No estás conectando con tus clientes digitalmente

El uso de herramientas como WhatsApp para relacionarse con los clientes ya es bien conocido por los emprendedores, pero el universo digital permite mucho más. La atención automatizada y la personalización de la experiencia son ejemplos de iniciativas que también pueden generar un gran impacto para las micro y pequeñas empresas.

Además, cuando inviertes en iniciativas digitales para relacionarte con los clientes, estás construyendo una base de datos sobre sus hábitos y comportamientos y esta información alimentará las estrategias para tus acciones futuras, así, serán más exitosas.

Comienza a cambiar el juego:

Las redes sociales y las aplicaciones de mensajería como WhatsApp Business también permiten la creación de mensajes automáticos que pueden agilizar la atención al cliente y, al mismo tiempo, registrar sus preferencias, sus hábitos de compra y otros datos que pueden ayudarte a planificar mejor tus estrategias.

7. Tus acciones son improvisadas.

Sergio, el propietario del negocio de frutas y verduras cuya historia abrió nuestro artículo, ingresó al mundo digital a partir de la necesidad creada por la pandemia. Como él, millones de pequeñas empresas en todo el mundo tuvieron que reaccionar de inmediato ante esa situación para poder sostenerse.

Las micro y pequeñas empresas también necesitan una estrategia digital, ya que los consumidores buscan cada vez más soluciones digitales. ¿Te suena demasiado sofisticado? Pues, debes saber que no es nada que no puedas lograr.

Ventajas de digitalizar tu negocio:

¡Comienza a cambiar el juego!

Darse cuenta de que la digitalización es la forma de transformar tu pequeña empresa puede ser el primer paso para comenzar a cambiar el juego.

A continuación, debe definir qué significa digitalizar en el contexto de tu negocio. Para el negocio de frutas y verduras de Sergio eso puede significar tener un catálogo virtual y ampliar su espectro de ventas que irá más allá del entorno físico de su tienda.

También, puede tener sentido que Sergio use herramientas digitales para atender a los clientes de una manera más ágil que impacte en su volumen de ventas.

Confiar en soluciones digitales para la administración es algo que también beneficiaría el negocio de frutas y verduras de Sergio, y prácticamente, a cualquier otro tipo de comercio. 

Cuando se habla de transformación digital, muchos micro y pequeños empresarios piensan que están fuera del juego. “¿De dónde voy a sacar dinero para invertir?”, se preguntan.

Pero, como hemos visto en este texto, hay mucho que se puede alcanzar usando herramientas gratuitas, como Treinta, y podría verse reflejado en importantes mejoras administrativas. ¿Qué tal empezar ahora?